Revideres av sentralstyret etter innstilling fra organisasjonsutvalget.
Vedtatt av sentralstyret i NBU 23. mai 2014.

Valgkomiteens overordnede oppgave

Valgkomiteen er en hjelpekomité for årsmøtet og har som oppgave å sette sammen det best egnede styret for neste periode samt å fremme forslag om godtgjøring for disse. Valgkomiteen kan også ha som oppgave å foreslå kandidater til andre posisjoner enn styret, for eksempel hvem som skal være 1. og 2. nestleder, hvem som skal være utsendinger til årsmøte i NBU og hvem som skal sitte i valgkomiteen.

Valgkomiteen skal følge NBUs vedtekter og eventuelle instrukser. Valgkomiteen er ikke underlagt styret, men svarer direkte til årsmøtet.

Valgkomiteens sammensetning

Valgkomiteen bør være sammensatt av mennesker som har, eller som på en god måte kan skaffe seg, kunnskap om den jobben de forskjellige vervene skal gjøre. Valgkomiteen bør kjenne medlemsmassen og kjenne til hvilke utfordringer styret står overfor i kommende periode.

Informasjonskilder for valgkomiteens arbeid

• Organisasjonens vedtekter
  • Paragraf om valgkomiteen: arbeid, sammensetning og valg av valgkomité
  • Styrets arbeid
  • Årsmøtet
• Valgkomitéinstruks
  • Utarbeidet av styret/administrasjon. Vedtatt av årsmøtet.
• Instrukser for de enkelte verv
• Handlingsplaner og måldokumenter
• Medlemsliste
• Protokoller fra styremøtene

Vedtekter

Det kan vært greit å ha skumme gjennom vedtektene til NBU i alle tilfeller. Her er de paragrafene som omhandler valgkomiteens arbeid i særdeleshet:

§1.4 Plikter mot organisasjonen og valgbarhet

«(…) Alle medlemmer er valgbare til verv i organisasjonen, med unntak av de som er nevnt i §1.12. (…) Et medlem har rett til å frasi seg et verv før valgperioden er over. Støttemedlemmer (…) er ikke pliktet til å påta seg årsmøtevalgte verv.»

§1.12 Ansatte

«Ansatte i NBU, herunder også fylkesansatte, kan ikke ha verv i organisasjonens fylkes- eller sentralledd. Ansatte sentralt i NBU kan heller ikke ha verv i hovedkomité for NBUs sentrale arrangement.»

§2.4 A Årsmøte - Innkalling

«Leder skal senest 14 dager før ordinært årsmøte sende innkalling, saksliste og nødvendige dokumenter til utsendingene.»

Markerer siste frist for innstillingen til å sendes ut til utsendingene.

§2.4 F Årsmøtets gjøremål

Punkt 10 - 12 omhandler valg og forklarer hvilke verv som skal velges. Det er ikke valgkomiteen selv som gjennomfører valgene (det er det ordstyrer som gjør), men det kan være kjekt å kjenne til § 2.4.G.

Valgkomiteen kan også bruke § 1.13 – Valgkomité som rettesnor for sitt arbeid, selv om denne gjelder for NBUs sentrale valgkomité.

Jobben som valgkomité i en figur

Arbeidsform

• Valgkomiteen organiserer seg selv og ledes av en valgt leder.
• Det er lederen som kaller inn til møter og sørger for at det blir skrevet protokoll. 
• For at valgkomiteen skal kunne jobbe på en god og effektiv måte bør valgkomiteen pålegge seg selv absolutt taushetsplikt utad.
• Valgkomiteen bør begynne å jobbe i god tid før innstillingen skal være klar (skal sendes ut med årsmøtepapirene, senest 14 dager før årsmøtet – se vedtekter). Samtidig må valgkomiteen passe på så man ikke forstyrrer arbeidet til styret med å begynne for tidlig.

Innsamling av kandidater

• Bruk brainstorming: det er ikke så nøye om ikke alle forslag er 100 %. Det valgkomiteen ønsker er forslag på navn. Vurderingene om personene passer eller ikke kan valgkomiteen gjøre senere.
• Hvem får man navn av? Forslag:
  • Intervju lokallagslederne og fylkesstyret.
  • Spør personer som har vært på årsmøte i fylket og på høstkurs om de vet om noen.
  • Notér ned navnene på folk som har vært på fylkesårsmøte og høstkurs: dette er vanligvis engasjerte folk.
  • Spør personer fra fylket som ikke lenger sitter i styrer.
• Alle personer i det sittende styret som er på valg skal spørres om de stiller seg til disposisjon for valgkomiteen (dvs. at de stiller seg til disposisjon for at valgkomiteen kan spørre dem om å ta på seg verv videre). Dette er god valgkomitéskikk. Selv om et styremedlem stiller seg til disposisjon, som det heter, betyr ikke det at valgkomiteen må ha med denne videre, men det betyr at valgkomiteen kan.

Innstillingen

Den skriftlige innstillingen fra valgkomiteen skal sendes ut sammen med sakspapirene til årsmøtet.

Dersom valgkomiteen ikke har en fullstendig innstilling når papirene sendes ut (mangler noen navn) er det bedre at det heller står «kommer i møtet» i stedet for at papiret ikke blir sendt ut sammen med sakspapirene.

Eks:                                       Tevlingsleder                                     Kommer i møtet

Innstillingen skal være ryddig og inneholde navnene på alle vervene som skal besettes. Innstillingen fra valgkomiteen skal også inneholde forslag til godtgjørelser for styret.

Det er vanlig at man på forslag til godtgjørelser viser historikk i saksfremlegget (minimum hvor mye satsene var i fjor), dersom man endrer noe.

Det er vanlig at det på innstillingen til fast møtende styrerepresentanter er med en kort, skriftlig presentasjon av kandidaten i saksfremlegget.

Innstillingen bør inneholde et minimum av: Verv, navn, alder, lokallag, hvor lang periode det innstilles på og om kandidaten er ny, ikke på valg eller om det er gjenvalg eller supplering.

Eksempel:

Leder                    Odd Oddsen                      19 år                     BU Stokkvola                     Gjenvalg 1 år

Org.nest              Nina Ninasen                     20 år                     BU Stokkvola                     Ny for 2 år

BP.nest                Stein Steinsen                   19 år                     Markaabygda BU             Ikke på valg

På årsmøtet

• Valgkomiteens jobb på årsmøtet starter under punktet om «valg» i dagsorden.
• Det er vanlig av valgkomiteen først orienterer kort om valgkomiteens arbeid i perioden, hvem om sitter i komiteen, antall møter, arbeidsmetode og om det eventuelt er noe spesielt å bemerke (f.eks. om det var spesielt lett/vanskelig å finne gode kandidater etc.).
• Ordstyrer kan (bør) spørre om det er kommentarer til valgkomiteens arbeid fra årsmøtet. Det kan det hende det er. Siden valgkomiteen er en hjelpekomité for årsmøtet er det kun årsmøtet valgkomiteen svarer til (her må man svare for seg). Her er det viktig å huske at personinformasjon er konfidensiell, og at spørsmålene og svarene skal dreie seg om valgkomiteens arbeid, og ikke om innstilling til verv eller om enkeltkandidater.
• Valgkomiteen (vanligvis ved leder) leser deretter opp hele innstillingen (ikke biten om godtgjørelse).
• Ordføreren tar deretter over og gjennomfører valget; dette har ikke valgkomiteen noe ansvar for. Dersom det kommer motkandidater/benkeforslag bør valgkomiteen forsvare sin kandidat med sin begrunnelse.
• Etter at valget er gjennomført er det tid for punktet om godtgjørelser. Her skal det nyvalgte styret forlate salen før valgkomiteen legger frem sitt forslag. De nå avgåtte styrerepresentantene kan sitte igjen. Dersom det blir stilt spørsmålstegn ved hvorfor det nye styret må gå ut av salen kan det besvares med at det er sedvane at godtgjørelse til tillitsvalgte skal diskuteres uten at de som skal motta godtgjørelsene kan påvirke diskusjonen (ikke en gang med å være til stede i rommet). Styret har da heller ikke stemmerett i denne saken.
• Valgkomiteen bør begrunne ovenfor årsmøtet hvorfor man innstiller slik man gjør på godtgjørelser.

Honorar og godtgjørelse

Godtgjørelser i NBU er forskjellig fra fylke til fylke. Som en frivillig organisasjon sier man gjerne at ingen styremedlemmer skal ha direkte utlegg for sitt engasjement, dvs. at man ikke skal måtte direkte tape penger på å ha et verv etc. Det betyr blant annet at man kan skrive reiseregning for å få dekket togbilletter eller bilkjøring. Andre former for godtgjøring kan være forskjellige former for telefongodtgjørelse (helt, delvis eller en fast sum per person, kanskje bare lederen). Noen fylker har også små honorarer til f.eks. leder.

Her er det et par ting det er viktig å huske på:

• NBU er en frivillig organisasjon, og man bør passe på så man ikke lager en kultur der man skal ha betalt for jobben man gjør.
• Så fort man har laget en regel om honorar eller godtgjørelse, eller man setter opp summene her så kan det være svært vanskelig å få de fjernet eller å få senket dem igjen (vanskelige å snu).
• Det er en grense for hvor mye en enkeltperson kan motta i honorar fra en frivillig organisasjon før man må betale skatt av det. Denne grensen er fra og med 2014 på kr. 6.000 (tidligere: kr. 4.000). Beløp over dette må personen skatte av og at organisasjonen (f.eks. fylkeslaget) må sende inn lønns- og trekkoppgave, noe som betyr en god del merarbeid for den som fører regnskapet.

Valgkomiteen som forvalter

• Det viktigste leddet i organisasjonen er lokallagene, der aktiviteten skjer. En av valgkomiteens oppgaver er derfor å passe på at den ikke robber lokallagene for ressurspersoner som det fortsatt er behov for der.

FAQ

Dersom et styremedlem trekker seg midt i året, er det valgkomiteen sin jobb å finne en erstatter?
Nei. Dette er styrets jobb, ved leder. Her skal man normalt ta i bruk vararekka til styret. Dersom dette av ulike årsaker ikke er mulig etc. kan man kalle inn til ekstraordinært årsmøte for å avholde suppleringsvalg.

Dersom et styremedlem ikke fungerer slik at det er ønskelig at vedkommende ikke lenger sitter i styret, er dette valgkomiteen sin jobb?
Nei. Det er styret sin jobb, ved leder. Valgkomiteen si jobb er å innstille personer der folk er på valg. Er de ikke på valg er det styret sin jobb.

Dersom det kommer benkeforslag mot valgkomiteens kandidat, hva gjør man?
Valgkomiteen har gjort et valg og innstilt en kandidat til jobben fordi valgkomiteen mener at dette er rett person basert på den informasjonen de har samlet inn. Det er naturlig og ikke minst realt overfor valgkomiteens kandidat at valgkomiteen argumenterer for han/henne under valget.

Dersom styret ber om å bli orientert om hvordan valgkomiteen ligger an eller liknende, hvordan griper man an det?
Valgkomiteen er ikke underlagt styret, men svarer direkte til årsmøtet. Styret (uansett hvem) har ikke noe rett til å få vite noe mer om valgkomiteens arbeid enn noen annen. Helt generell orientering om hvor langt man har kommet i arbeidet bør holde lenge.

Hva er supplering?
Dersom en person er valgt inn for f.eks. 2 år, men trekker seg etter det første året trenger man en ny person inn på denne plassen. Vedkommende som har trukket seg hadde igjen ett år av sin periode, og da er det vanlig at valgkomiteen innstiller på «supplering, 1 år». Grunnen til at man gjør dette og ikke innstiller den nye personen for f.eks. 2 år (Ny for 2 år) er at valgkomiteen vanligvis har ordnet det slik at halve styret skal skiftes ut hvert år og at man ikke ønsker å ødelegge denne rekkefølgen.

Hvorfor velges leder kun for ett og ett år av gangen?
Ledervervet er et helt spesielt verv i en organisasjon, og årsmøtet skal ha mulighet til å kaste (ikke gjenvelge) en dårlig leder etter kun et år dersom organisasjonen ikke er fornøyd.

Dersom en person er på valg, men sier han/hun ønsker å fortsette å ha et verv i organisasjonen, må valgkomiteen innstille denne personen til noe da?
Nei. Vedkommende skal spørres om han/hun stiller seg til disposisjon for evt. nye verv i organisasjonen, men valgkomiteen har ingen plikt til å ta med denne personen videre dersom valgkomiteen ikke mener at denne er den best egnede.